Oprogramowanie kadrowe i administracyjne

Oprogramowanie kadrowe oceniaj po sprawach, które firma ma w nim prowadzić: danych pracowników, dokumentacji, wniosków, dostępu i przekazania danych do płac oraz księgowości.

Sprawdzaj cały przebieg sprawy, w tym poprawkę i odebranie uprawnień po zmianie roli.

Ustal zakres systemu

Wypisz czynności kadr, pracowników, przełożonych, płac i księgowości. Jeśli system ma obejmować także administrację, dodaj obieg dokumentów, rejestry i sprawy administracyjne.

Oddziel kartotekę od akt osobowych, obsługę wniosków od naliczania płac, a eksport danych od sprawdzenia wyniku. Dostawca powinien jasno wskazać, które zadania obsługuje oferowana konfiguracja, a które wymagają innego narzędzia lub pracy ręcznej.

Jako scenariusze próbne wybierz przyjęcie pracownika, zmianę warunków zatrudnienia i zakończenie współpracy. Przy każdym ustal, kto wprowadza dane i kto je sprawdza, gdzie powstaje dokument, co trafia do rozliczeń oraz kto odbiera dostęp.

Dla obiegu dokumentów, rejestrów i spraw administracyjnych sprawdź, czy można wskazać osobę odpowiedzialną, status, termin i kolejny krok. Ustal też, czy sprawę da się odnaleźć według potrzebnych firmie kryteriów oraz sprawdzić jej historię i wynik.

Oddziel dane operacyjne od dokumentacji

Kartoteka służy do codziennej pracy z danymi, a dokumentację pracowniczą oceniaj jako osobny obszar systemu. W próbie sprawdź, jak produkt porządkuje dokumenty, kontroluje dostęp, pozwala ustalić, kto z nich korzystał, oraz umożliwia wyszukiwanie, eksport i wydruk.

Zapytaj, które funkcje oferowanego produktu służą prowadzeniu dokumentacji pracowniczej, a które są tylko polami lub miejscem na pliki. Sprawdź możliwość odtworzenia zmian oraz wydania i przeniesienia dokumentacji. Sam skan w profilu pracownika nie wystarczy, by ocenić obsługę dokumentacji; sprawdź cały proces na próbie.

Statystyki i wymagania prawne w zakresie zarządzania dokumentacją pracowniczą

Sprawdzaj wnioski według rodzaju sprawy

Urlop wypoczynkowy, urlop opiekuńczy i zmiana danych nie mają jednej wspólnej ścieżki. Ministerstwo wskazuje, że plan urlopów wypoczynkowych ustala pracodawca, biorąc pod uwagę wnioski pracowników i konieczność zapewnienia normalnego toku pracy. Obieg w systemie dopasuj więc do konkretnej sprawy.

W próbie przejdź przez złożenie wniosku, dopuszczalną zmianę terminu i zastępstwo osoby rozpatrującej. Sprawdź, jaki wynik widzi pracownik i jakie dane otrzymują kadry. Zapisz, czy system zachowuje status sprawy i informację o rozpatrzeniu.

Porównanie funkcji obsługi wniosków w oprogramowaniu kadrowym

Kontroluj dostęp w usługach powiązanych

Zapisz, co każda rola może zobaczyć, zmienić i wyeksportować. Przełożony może potrzebować informacji o nieobecności pracownika bez wglądu w dokument o jej przyczynie. Próby wykonaj na kontach o zwykłych uprawnieniach, także po zmianie zespołu i zakończeniu pracy.

UODO opisał sprawę, w której byłemu pracownikowi pozostawiono dostęp do profilu płatnika PUE ZUS. Profil umożliwiał dostęp między innymi do informacji o zwolnieniach lekarskich, czyli danych dotyczących zdrowia. Kontrola powinna więc objąć też uprawnienia poza głównym programem kadrowym.

Wynik przekazania do rozliczeń ocenia specjalista

„Integracja z księgowością” może oznaczać wspólny system, eksport pliku albo ręczne zestawienie. Jeśli system kadrowy przekazuje dane do modułu płacowego, najpierw ustal, kto sprawdza naliczenie.

Księgowy lub specjalista płacowy powinien porównać oczekiwane zapisy, okresy i podział kosztów z wynikiem próby na danych testowych. Powinien też sprawdzić korektę i ponowne przekazanie, aby wykryć ewentualne duplikaty.

ZUS opisuje ePłatnik jako narzędzie do obsługi dokumentów ubezpieczeniowych. Umożliwia import plików KEDU z zewnętrznych systemów kadrowo-płacowych, tworzenie i edycję dokumentów, ich weryfikację i przekazywanie do ZUS. Pozwala też przeglądać i drukować dokumenty oraz synchronizować i korygować dane identyfikacyjne ubezpieczonych.

Ustal, na którym etapie ma powstać potwierdzenie wyniku: po przygotowaniu danych, po ich imporcie czy po sprawdzeniu dokumentów. Jeśli próba kończy się na samym pliku, zapisz to jako ograniczenie, a nie potwierdzenie całego przekazania.

Przepływ danych do ZUS poprzez ePłatnik

Zalety i wady integracji systemu kadrowego z księgowością

Wyznacz granice pilotażu

Przed próbą zapisz jej zakres: które sprawy kadrowe, role użytkowników i przekazania między systemami obejmuje. Wskaż też, czego pilot nie rozstrzyga, na przykład naliczania płac, jeśli ten obszar ma być oceniany osobno.

Dobierz scenariusze tak, by sprawdzić zwykły przebieg i wyjątek istotny dla firmy. Dla każdego ustal, jakie dane wejściowe i jaki wynik pozwolą ocenić próbę; nie rozszerzaj jej na zadania, których oferowana konfiguracja nie obsługuje.

Ustal z góry, kto może potwierdzić wynik w poszczególnych obszarach. Specjalista płacowy ocenia przekazanie do rozliczeń, a kadry mogą potwierdzić poprawność przebiegu spraw pracowniczych. Rozbieżności i funkcje wymagające pracy ręcznej zapisz jako osobne ustalenia.

Zamień funkcje na kryteria odbioru

Jeśli zakres obejmuje dokumenty ubezpieczeniowe, określ, jaki rezultat importu i weryfikacji uznasz za potwierdzenie poprawnego przekazania. Zapisz, kto sprawdza wynik po stronie firmy i jak odnotuje wykrytą rozbieżność.

Kryterium próby może obejmować potwierdzenie, że dane po imporcie dają się zweryfikować oraz że wykryta rozbieżność identyfikacyjna została obsłużona. Zapisz wynik kontroli i ewentualne ograniczenia jako warunki odbioru.

Zapisz decyzję po pilotażu

Dla każdego scenariusza zanotuj wynik, potrzebną poprawkę, osobę odpowiedzialną i kwestię, której nie udało się potwierdzić. Oceniaj osobno dane, dokumentację, wnioski, dostęp i rozliczenia. Wskaż też, kto po wdrożeniu będzie utrzymywać kartotekę, obiegi, uprawnienia i mapowanie księgowe.

Podsumowanie powinno odróżniać wynik pozytywny od braku możliwości sprawdzenia. W drugim przypadku zapisz, czy brakowało dostępu, danych testowych, funkcji w konfiguracji czy osoby uprawnionej do oceny. Dzięki temu nierozstrzygnięta kwestia nie zostanie uznana za zaliczoną.

Przed decyzją określ, które ustalenia wymagają poprawy przed wdrożeniem, a które oznaczają konieczność zmiany zakresu lub pozostawienia zadania poza systemem. Zapisz też, kto potwierdzi wykonanie poprawki i powtórzy odpowiednią próbę.