Przygotowanie danych do migracji

Przed migracją ustal, które dane są potrzebne w nowym systemie, co oznaczają i jak po imporcie sprawdzisz ich użyteczność. Sporządź wykaz zbiorów i właścicieli, wyjaśnij rozbieżności, zmapuj pola i wykonaj próbny import. Zgodna liczba wierszy nie gwarantuje poprawnych wartości ani powiązań.

Określ zakres i aktualne źródło wartości

Rozdziel dane niezbędne do bieżącej pracy od historii przechowywanej z innego powodu. Dla każdego zbioru zapisz źródło, właściciela, cel przeniesienia i sposób późniejszego wyszukania. Oceniaj oddzielnie kartoteki, sprawy w toku, słowniki, załączniki i relacje. Jeden eksport nie musi zawierać wszystkich tych elementów.

Gdy informacja pojawia się w kilku miejscach, wskaż osobę, która ustali aktualną wartość. Nie wybieraj jej automatycznie według najnowszej daty – ostatnia zmiana również mogła być błędem. Rekordy nierozstrzygnięte odłóż do późniejszego wyjaśnienia.

Oczyść i opisz dane

Sprawdź duplikaty, puste pola, nieaktualne statusy i wartości o niejasnym znaczeniu. Zachowaj identyfikatory źródłowe, by po imporcie odnaleźć pochodzenie rekordu. Nie łącz podobnych nazw firm ani osób bez reguły zatwierdzonej przez właściciela danych.

Dla danych osobowych oceń potrzebę przeniesienia każdego pola i poprawność wartości względem celu. Brak przeniesienia pola nie oznacza automatycznego usunięcia go ze starego zbioru. Dalsze przechowywanie wymaga osobnej oceny celu i obowiązków firmy.

Zapisz mapę migracji

Zapisz regułę oraz osobę, która zatwierdziła zmianę wartości. Jeśli dawny status „wstrzymane” nie ma odpowiednika, nie przypisuj go ukradkiem do „zamknięte”. Ustal kolejność importu, gdy jeden typ rekordu zależy od drugiego.

Sprawdź próbę i ostatnie zmiany

W próbce uwzględnij zwykły rekord, sprawę w toku, duplikat do rozstrzygnięcia, załącznik i powiązanie między rekordami. Przed importem zapisz oczekiwane wartości. Po nim porównaj identyfikatory, treść, relacje i widok osoby, która będzie kontynuować pracę.

Otwórz plik eksportowy i sprawdź polskie znaki, daty oraz długie identyfikatory – arkusz kalkulacyjny może je błędnie interpretować.

Ustal moment ostatniego eksportu i sposób postępowania ze zmianami powstałymi przed rozpoczęciem pracy w nowym systemie. W rejestrze błędów zapisuj źródło, oczekiwany i uzyskany wynik, decyzję oraz właściciela poprawki. Po poprawkach powtórz odpowiednie kontrole. Dane są przyjęte do pracy, gdy uprawniona osoba potrafi je wykorzystać do dokończenia sprawy.

Porównanie stanu danych przed i po migracji