Eksport danych i załączników przed zamknięciem konta

Przed zamknięciem konta pobierz dane potrzebne po odejściu z usługi: rekordy, wiadomości, załączniki i powiązania między nimi. Otwórz wynik poza aplikacją i sprawdź, czy uprawniona osoba potrafi odtworzyć wybraną sprawę. Komunikat „eksport zakończony” nie potwierdza użytecznego archiwum.

Ustal, co musi pozostać dostępne

Ustal, co musi pozostać dostępne

Wypisz sprawy, do których firma będzie wracać, osoby potrzebujące dostępu oraz pliki i historię niezbędne do zrozumienia wyniku. Wskaż identyfikator łączący rekord z wiadomością lub załącznikiem. Rozdziel sprawy w toku od historii, której dalsze przechowywanie ma odrębne uzasadnienie.

Kontrola przed zamknięciem konta

Sprawdź zakres eksportu

Sprawdź zakres eksportu

Różne ścieżki eksportu zwracają różne zbiory. W HubSpot eksport rekordów obejmuje bieżące wartości pól oraz powiązania zależnie od wybranych opcji. Aktywności kontaktów, takie jak rozmowy i notatki, wymagają innych metod. Producent opisuje również osobne ścieżki dla plików. Jeden arkusz z rekordami nie jest więc automatycznie kopią całej pracy.

W Slacku sprawdź w dokumentacji i ustawieniach usługi, jaki zakres danych obejmuje dostępna dla Ciebie ścieżka eksportu. Zweryfikuj wymagane uprawnienia, dostępne formaty oraz to, czy załączniki są pobierane, czy eksport zawiera jedynie odnośniki do nich.

Nie zakładaj, że zakres lub zawartość jednego formatu eksportu odpowiada innemu. Przed zamknięciem konta sprawdź w wynikach, czy potrzebne wiadomości i załączniki są dostępne poza usługą.

Dla własnej usługi sprawdź dokumentację właściwego planu, roli i formatu. Jeśli potrzebnego rodzaju danych nie ma w dostępnej ścieżce, ustal inną metodę albo utrzymaj dostęp do źródła do czasu rozwiązania problemu.

Porównanie zakresów eksportu w różnych platformach

Odtwórz próbne sprawy

Odtwórz próbne sprawy

Przed pełnym pobraniem wybierz bezpieczną próbkę: sprawę z plikiem, sprawę z dłuższą historią i rekord powiązany z inną osobą lub firmą. Zapisz oczekiwaną zawartość. Po eksporcie porównaj identyfikatory, treść, daty, polskie znaki, nazwy plików i relacje. Otwórz załączniki w miejscu, które będzie dostępne po zamknięciu usługi.

Jeśli arkusz zmienia format daty lub długiego identyfikatora, sprawdź źródłowy plik eksportu przed uznaniem danych za uszkodzone. Brak wiadomości wyjaśnij przez sprawdzenie filtra, planu, uprawnienia i zakresu eksportu. Zapisz każdą różnicę oraz sposób jej usunięcia.

Kroki eksportu danych przed zamknięciem konta

Ustal moment końcowego pobrania

Ustal moment końcowego pobrania

Wyznacz chwilę zakończenia wpisów w starej usłudze i sposób uwzględnienia zmian powstałych po próbce. Przypisz właściciela sprawom w toku. Potwierdź miejsce archiwum i dostęp osoby, która będzie z niego korzystać.

Dopiero po tej kontroli zakończ korzystanie z usługi zgodnie z warunkami zakupu. Microsoft zaleca utworzenie kopii danych przed anulowaniem subskrypcji biznesowej; późniejszy dostęp zależy od jej stanu i warunków. Nie zakładaj, że brakujące pliki zawsze będzie można pobrać po zamknięciu.

Proces przygotowania do zamknięcia konta