Wybór systemu
Część cyklu: Wybór oprogramowania dla polskiej firmy
Przygotowanie realistycznego scenariusza demonstracji
Przygotuj demonstrację oprogramowania na rzeczywistym zadaniu firmy: z rolami, bezpiecznymi danymi, poprawką, wyjątkiem i zapisem tego, co pokazano.
Scenariusz demonstracji opisuje zadanie firmy, oczekiwany wynik i przeszkody po drodze. Każdy dostawca przechodzi tę samą sprawę: przyjęcie danych, przekazanie pracy, obsługę poprawki i pokazanie wyniku. Dzięki temu ocenia się pracę w narzędziu, a nie tylko przygotowane ekrany.
Wybierz sprawę z wyraźnym końcem
Weź proces opisany przez pracowników. Wybierz zadanie, które zdarza się w firmie i obejmuje istotną trudność. Ustal punkt startowy, role i koniec: po czym poznasz, że zadanie wykonano poprawnie? Jeśli dwa zadania mają różne cele, przygotuj oddzielne scenariusze.
Przykład hipotetyczny: klient prosi o zmianę terminu usługi. Osoba przyjmująca rejestruje prośbę, koordynator sprawdza dostępność, a wykonawca i klient otrzymują potwierdzony termin. Dodaj dwie trudności: w zgłoszeniu brakuje numeru sprawy, a koordynator jest nieobecny. Wynikiem ma być jedna obowiązująca data oraz informacja, kto ją zatwierdził.
Przygotuj dane i role
Użyj fikcyjnych danych próbnych, które zachowują strukturę zadania. Przydatne mogą być dwa podobne rekordy klienta, stary i nowy termin oraz konto pracownika o zwykłych uprawnieniach. Nie przekazuj danych osobowych dostawcy tylko po to, by pokaz wyglądał wiarygodniej. Jeśli w późniejszej próbie są potrzebne rzeczywiste dane, wcześniej ustal podstawę ich użycia, role stron i odpowiednie zabezpieczenia.
Przy każdej roli zapisz dozwolone działania. Pokaz na koncie administratora nie wyjaśni, czy zwykły użytkownik widzi właściwy ekran i czy osoba zastępująca koordynatora może przejąć sprawę. Poproś o pokazanie widoków odpowiednich ról.
Wyślij wszystkim ten sam opis
Przekaż kandydatom cel i dane wejściowe przed spotkaniem. Poproś o wskazanie używanego planu i konfiguracji oraz kroków wymagających ręcznej pracy lub dodatkowego modułu. Pozwól zadawać pytania, lecz zapisuj odpowiedzi zmieniające warunki próby. Inaczej podobne pokazy mogą dotyczyć różnych zakresów produktu.
Scenariusz może obejmować kolejno:
- rozpoczęcie sprawy przez właściwą rolę;
- uzupełnienie brakującej informacji;
- przekazanie pracy i zastępstwo podczas nieobecności;
- zmianę wcześniej wpisanej wartości;
- sprawdzenie wyniku przez osobę, która z niego korzysta.
Nie opisuj każdego kliknięcia. Zadanie powinno mieć jasny cel, a przyszły użytkownik powinien móc sprawdzić, czy potrafi go osiągnąć. Pokaz prowadzony przez dostawcę sam w sobie nie jest testem użyteczności z pracownikami.
Zapisz, co rzeczywiście pokazano
Przy każdym kroku oznacz: pokazano w działającym systemie, opisano bez wykonania, wymaga konfiguracji albo nie ustalono. Zanotuj używany plan, role i pytania do dalszej próby. Ręczne obejście oraz zapowiedź przyszłej funkcji zapisz oddzielnie od działania pokazanego w systemie.
Po demonstracji, jeśli środowisko jest dostępne, poproś przyszłego użytkownika o samodzielne wykonanie krótkiego zadania. Zanotuj, gdzie potrzebował pomocy i czy odnalazł właściwy wynik. Jeśli dostawca nie udostępnia takiej próby, pozostaw ocenę pracy użytkownika otwartą. Przy decyzji zakupowej odróżnij obejrzany pokaz od działania sprawdzonego przez zespół.
