Sprawdzenie retencji i wykorzystania danych

Retencję i wykorzystanie danych sprawdź osobno dla firmy, dostawcy narzędzia i usług połączonych. Ustal cel przetwarzania, okres przechowywania i skutki usunięcia rekordu lub zamknięcia konta. Odpowiedź „dane można skasować” nie opisuje całego cyklu życia.

Rozdziel rodzaje informacji

Wypisz dane trafiające do usługi: rekordy, wiadomości, załączniki, historię zmian, kopie eksportowe i dane integracji. Dla każdej kategorii zapisz cel, osobę odpowiedzialną i możliwy moment usunięcia. Dane bieżącej sprawy mogą mieć inny okres niż informacje przechowywane z odrębnego obowiązku.

Dla danych osobowych zasady ograniczenia celu, minimalizacji i ograniczenia przechowywania wiążą zakres oraz czas przetwarzania z potrzebą. Terminy właściwe dla polskich dokumentów ustal według rodzaju informacji i odpowiedniego obowiązku. Nie przypisuj jednego okresu całej aplikacji.

Porównanie okresów retencji danych według kategorii informacji

Zapytaj o wykorzystanie przez dostawcę

Sprawdź dokumenty usługi, planu i ustawień. Ustal, w jakich czynnościach dostawca działa w imieniu firmy, co może robić z danymi, czy wykorzystuje je do własnych celów oraz jaką rolę mają podwykonawcy. Przy AI zapytaj o użycie treści do rozwoju usługi lub modeli. Nazwa planu nie potwierdza ani nie wyklucza takiego użycia.

Jeśli dostawca jest podmiotem przetwarzającym w danej relacji, warunki powierzenia powinny obejmować działanie na polecenie firmy, podwykonawców oraz zwrot lub usunięcie danych po zakończeniu usługi. Wyjaśnij rozbieżności między opisem produktu, umową i ustawieniem konta przed przekazaniem danych.

Sprawdź, co oznacza usunięcie

Poproś o opis usunięcia z widoku użytkownika, możliwości przywrócenia, usunięcia z aktywnej usługi i postępowania z kopiami zapasowymi. Rozróżnij usunięcie rekordu od zamknięcia całego konta. Ustal, czy firma może wcześniej pobrać potrzebne dane, załączniki i powiązania. Zakres eksportu zależy od produktu, planu i uprawnień.

Przykład: wpis klienta usunięto z systemu obsługi, lecz wcześniej przesłano go do aplikacji raportowej. Sprawdź oba miejsca i ustal, kto zleca usunięcie w każdym z nich. Wynik w pierwszej aplikacji nie potwierdza stanu drugiej.

Zapisz wynik

Dla każdej kategorii zanotuj cel, uzasadnienie okresu, ustawienie retencji, warunki dostawcy, usługi połączone, eksport i sposób usunięcia. Oddziel informacje potwierdzone dokumentacją od tych wymagających potwierdzenia w umowie lub konfiguracji. Wróć do ustaleń po zmianie planu, funkcji lub celu użycia.