Plan ręcznego działania podczas awarii

Plan ręcznej pracy określa zakres przyjmowanych spraw, wykonawców i sposób odróżnienia pracy już wykonanej po przywróceniu automatyzacji. Niepewny status wymaga uwagi: przepływ mógł wykonać działanie, ale nie zapisał potwierdzenia.

Ustal moment przejścia na pracę ręczną

Ustal moment przejścia na pracę ręczną

Sygnały przejścia na pracę ręczną: brak nowych uruchomień, powtarzające się błędy, zaległe wykonania lub brak oczekiwanego wyniku w aplikacji docelowej. Powiadomienie o błędzie nie określa, czy niedostępna jest cała usługa, jedno połączenie, czy tylko rekord. Właściciel procesu decyduje o zatrzymaniu przepływu, ograniczeniu zakresu lub nadzorze.

Nie zakładaj, że każda niedokończona sprawa czeka na odzyskanie. Make może przechowywać nieukończone wykonania, ale funkcja jest domyślnie wyłączona i ma limity. Sposoby ponawiania zależą od narzędzia i statusu uruchomienia.

Prowadź jeden rejestr spraw

Prowadź jeden rejestr spraw

Na czas przerwy ustal rejestr dostępny dla zastępstwa. Zapisuj: identyfikator zdarzenia źródłowego, czas przyjęcia, właściciela, czynność ręczną, identyfikator wyniku w systemie docelowym i status „do uzgodnienia”. Zapisuj tylko dane potrzebne do dokończenia sprawy; dostęp i miejsce przechowywania według zasad firmy.

Przykład: formularz przyjmuje zgłoszenia, ale automatyczne tworzenie spraw w drugim systemie nie działa. Wyznaczona osoba zapisuje identyfikatory zgłoszeń i ręcznie tworzy sprawy pilne, dopisując identyfikator z systemu docelowego. Pozostałe czekają na ocenę po przywróceniu połączenia. To hipotetyczny podział; terminy i odpowiedzialność ustal dla własnego procesu.

Przydziel obowiązki

Przydziel obowiązki

Osoba przyjmująca potwierdza wpis w rejestrze. Wykonawca zapisuje faktyczny wynik, a nie zamiar działania. Właściciel procesu rozstrzyga przypadki niepewne i decyduje o powrocie do automatyzacji. Osoba techniczna naprawia połączenie i wskazuje, od kiedy przepływ znów działa. Jedna osoba może pełnić kilka ról, ale potrzebne jest też zastępstwo.

Przed ponownym wysłaniem wiadomości lub utworzeniem rekordu sprawdź wcześniejsze skutki. Przycisku „ponów” nie używaj więc do hurtowego zamykania zaległości bez uzgodnienia stanu.

Uzgodnij sprawy po przywróceniu usługi

Uzgodnij sprawy po przywróceniu usługi

Porównaj zdarzenia źródłowe, wpisy w rejestrze ręcznym i wyniki w systemie docelowym. Każdej sprawie przypisz stan: zakończona automatycznie, ręcznie, oczekująca lub wymagająca wyjaśnienia. Potem wznawiaj zaległe wykonania. W Make ponowienie nieukończonego wykonania to kolejna próba uruchomienia scenariusza z tymi samymi ustawieniami modułu, ale wcześniejsze kroki lub działania ręczne mogły zmienić stan sprawy.

Sprawdź plan na bezpiecznych danych próbnych: przerwij przepływ, obsłuż kilka zdarzeń ręcznie i po wznowieniu uzgodnij rejestr z wynikami. Plan powinien pozwolić uprawnionej osobie przejąć pracę i wyjaśnić każdą sprawę o niepewnym statusie.