Wybór systemu
Część cyklu: Zmiana i porządkowanie narzędzi
Wykrywanie aplikacji z tą samą funkcją
Porównaj zadania, dane i użytkowników, aby odróżnić zbędne powielanie aplikacji od uzasadnionego podziału pracy.
Aby wykryć aplikacje z tą samą funkcją, porównuj rzeczywistą obsługiwaną pracę, a nie nazwy kategorii w cenniku. Dwa programy mogą tworzyć zadania, ale tylko jeden przechowywać decyzję klienta. Powielenie wymagające działania występuje, gdy ta sama informacja lub czynność ma dwa miejsca prowadzenia bez uzasadnionego podziału.
Prześledź jedno powtarzające się zadanie
Wybierz działanie, np. obsługę prośby klienta, i prześledź je od wpływu do wyniku. Zapytaj wykonawców, gdzie wpisują dane, gdzie sprawdzają aktualny stan i do której aplikacji wracają po przerwie. Zanotuj ręczne przepisywanie danych oraz powiadomienia tworzone w drugim miejscu.
Porównuj zastosowania, a nie całe produkty. Dwa kalendarze mogą osobno obsługiwać rezerwacje klientów i dyżury wewnętrzne. Sprawdź wtedy, czy podział ma właściciela i czy użytkownicy wiedzą, gdzie szukać właściwego terminu.
Zbierz dowody z trzech miejsc
- Zakup i dostęp:faktury, zamówienia, przydzielone konta i termin odnowienia.
- Użycie:dostępne raporty aktywności i rozmowy z użytkownikami.
- Wynik pracy:zakończona sprawa, aktualne dane i miejsce przechowywania załączników.
Uprawniony administrator Microsoft 365 widzi subskrypcje, liczbę przydzielonych i wszystkich licencji oraz ich status. Osobny raport pokazuje aktywność użytkowników w określonych aplikacjach Microsoft 365. Żaden z tych widoków nie ujawnia pełnego zestawu firmowych narzędzi ani celu konkretnej czynności. Niskie użycie to powód do rozmowy, a nie samodzielny dowód zbędności konta.
Oceń parę aplikacji
Pytanie / Co zanotować
- Czy wynik jest ten sam?
- Jaki rekord lub dokument pozostaje po pracy?
- Czy odbiorcy są ci sami?
- Kto odczytuje, zmienia i zatwierdza wynik?
- Gdzie jest aktualna wartość?
- Które miejsce rozstrzyga rozbieżność?
- Co wyróżnia każde narzędzie?
- Potrzebną funkcję, dostęp lub historię niedostępną w drugim.
- Co stanie się po wyłączeniu jednego?
- Utracony krok, dane, połączenie lub dodatkową pracę ręczną.
Oznacz wynik jako rzeczywiste powielenie, uzasadniony podział albo nieustalone. Przy ostatniej odpowiedzi zapisz brakującą informację.
Rozstrzygnij konkretny przypadek
Gdy dwa zespoły prowadzą te same zgłoszenia w dwóch miejscach, ustal jeden punkt przyjęcia i jedno źródło aktualnego statusu. Jeśli jedna aplikacja służy do rozmowy, a druga do prowadzenia sprawy, określ, kiedy ważne ustalenie trafia do rekordu. Zachowaj wyjątek dla osoby, która potrzebuje obu narzędzi do odmiennych klientów lub ról.
Rezultatem przeglądu powinna być lista zastosowań do połączenia, podziałów do opisania i kont do tymczasowego zachowania. Na tej podstawie dopiero oszacujesz korzyść z rezygnacji.
