Koszty i umowy na oprogramowanie

Przed zakupem porównaj koszt korzystania z oprogramowania w całym planowanym okresie, nie tylko cenę abonamentu. Uwzględnij licencje, użycie, uruchomienie usługi, wsparcie i zakończenie współpracy. Sprawdź, czy oferta, zamówienie i warunki umowne opisują ten sam plan i sposób naliczania opłat.

Zbuduj porównywalny rachunek

Przyjmij wspólny okres i ten sam przewidywany zakres pracy dla wszystkich ofert. Oddziel kwoty potwierdzone przez dostawcę od własnych szacunków. Brak stawki lub zasady naliczania pozostaw jako pozycję otwartą.

Nie każda pozycja wystąpi w każdej ofercie.

Przy porównaniu uwzględnij sposób zakupu i cykl rozliczeniowy, bo mogą zmieniać dalsze zobowiązania. W Atlassian aplikację Marketplace po miesięcznej próbie można automatycznie doliczyć do kolejnego rachunku. Zachowanie jej przy subskrypcji rocznej wymaga ręcznej wyceny i zakupu.

Lista kontrolna: co porównać w koszcie oprogramowania

Ustal podstawę naliczania opłat

„Cena za użytkownika” nie wyjaśnia, kto jest płatnym użytkownikiem. Atlassian liczy nazwane osoby z prawem logowania, nawet gdy się nie logują. W opisanych subskrypcjach chmurowych osoba dodana do aplikacji może być liczona jeszcze przed przyjęciem zaproszenia. To zasady tego dostawcy; przy innej ofercie sprawdź definicje konta, gościa i administratora.

Przy opłacie za użycie ustal, co mierzy licznik i jak rozlicza się nadwyżkę. Część planów łączy opłaty za konta z przydziałem użycia, więc sama liczba licencji nie wystarczy do oszacowania rachunku.

Uwzględnij bezpłatny plan i przydziały użycia

Bezpłatne plany Atlassian są dostępne dla maksymalnie 10 użytkowników, a w Jira Service Management dla maksymalnie 3 agentów. Dodanie kolejnych osób może automatycznie uruchomić próbę planu Standard; ograniczenie liczby użytkowników pozwala wrócić do planu Free.

Przy rozliczaniu użycia sprawdź, czy pakiet zawiera przydział, czy nadwyżka jest aktywowana i doliczana do rachunku. W Atlassian 10 użytkowników Jira Standard daje 250 kredytów Rovo miesięcznie, a 10 użytkowników Confluence Standard kolejne 250; łącznie przydział wynosi 500 kredytów miesięcznie. Przy aktywnej opłacie za nadwyżkę jej koszt trafia na fakturę po zakończeniu okresu rozliczeniowego.

Administratorzy organizacji i rozliczeń otrzymują powiadomienia, gdy zbliża się osiągnięcie limitu użycia. Mogą też ustawiać limity i zmieniać je w dostępnych ustawieniach. Jeśli nadwyżka nie jest aktywna, po wykorzystaniu przydziału trzeba poczekać na jego odnowienie w kolejnym cyklu rozliczeniowym albo rozważyć zakup pakietu użycia.

Bezpłatny plan i przydziały użycia Atlassian

Oddziel abonament od kosztu uruchomienia

Poproś o listę prac w cenie i poza nią: przygotowanie kont i uprawnień, uporządkowanie danych, próbę migracji, integracje oraz szkolenie. Przy każdej pracy zapisz wykonawcę, rezultat, warunek odbioru i sposób wyceny zmiany zakresu. W wewnętrznym porównaniu uwzględnij czas własnego zespołu.

Wsparcie techniczne nie oznacza wykonania wszystkich prac wdrożeniowych. Plany chmurowe Atlassian różnią się zakresem i godzinami obsługi zgłoszeń. Microsoft FastTrack zapewnia określoną pomoc tylko uprawnionym klientom i dla wskazanych usług. Przed odjęciem takich prac od budżetu potwierdź, co dostawca rzeczywiście wykona.

Prace wdrożeniowe do wycenienia osobno

Porównaj zakres wsparcia w planie

Przy porównaniu wsparcia sprawdź nie tylko godziny obsługi, lecz także kategorię problemu i deklarowany czas pierwszej odpowiedzi. W Atlassian plan Standard zapewnia obsługę przez 9 godzin dziennie od poniedziałku do piątku; dla problemu klasy L1 czas pierwszej odpowiedzi wynosi 2 godziny robocze. W Premium obsługa L1 działa całodobowo, a pierwsza odpowiedź jest deklarowana w ciągu godziny.

Plany różnią się też tym, kto może zgłaszać problemy. W Standard uprawnieni są administratorzy produktu i witryny, a w Premium także administratorzy organizacji. Ujmij te różnice w porównaniu, jeśli wpływają na to, kto w firmie będzie mógł uzyskać pomoc.

Atlassian Standard vs Premium – zakres wsparcia

Przeczytaj umowę razem z zamówieniem

Zapisz początek i długość zobowiązania, częstotliwość płatności, zasady zmiany liczby kont, odnowienia i zakończenia usługi. Płatność co miesiąc nie musi oznaczać miesięcznego zobowiązania – sprawdź, jak długo trwa zobowiązanie i na jakich zasadach można je zakończyć. Możliwość anulowania zależy między innymi od typu konta rozliczeniowego i sposobu zakupu; sprawdź warunki swojej transakcji.

Ustal też, czy po okresie próbnym lub promocyjnym zmienią się opłaty, kiedy trzeba wyłączyć odnowienie oraz jak pobrać dane i załączniki. Zakres eksportu sprawdź dla rodzaju danych używanych przez firmę.

Lista kontrolna: umowa i zamówienie

Oceń okres próbny i promocję

Próbę porównuj razem z warunkami przejścia na płatny plan, a nie jako bezkosztowy fragment umowy. Atlassian oferuje próby chmurowych planów Standard przez 14 dni, a Premium i Enterprise przez 30 dni. Po zakończeniu próby Standard bez dodanej karty płatniczej witryna jest automatycznie obniżana do planu Free.

Atlassian oferuje zwrot kosztów w pierwszym miesiącu płatnej usługi po zakończeniu próby, jeśli klient zdecyduje, że usługa mu nie odpowiada. Po tym miesiącu dostawca nie oferuje zwrotów ani wymiany. Próby chmurowe nie obejmują kopii zapasowych danych, a podczas prób Premium nie obowiązują finansowo gwarantowane SLA.

Aplikacje z Atlassian Marketplace można testować bezpłatnie przez 30 dni. Po próbie aplikacji chmurowej przy subskrypcji miesięcznej jej koszt jest automatycznie doliczany do kolejnego rachunku, jeśli aplikacja nie zostanie ręcznie wyłączona. Przy subskrypcji rocznej zachowanie funkcjonalności wymaga ręcznej wyceny i zakupu.

Atlassian: próby, przejście na płatny plan i zwroty

Sprawdź warunki anulowania przed zakupem

W Microsoft 365 dla firm anulowanie zależy między innymi od rodzaju konta rozliczeniowego i wymaganej roli. Przy koncie Microsoft Customer Agreement zadanie może wykonać właściciel lub współpracownik konta rozliczeniowego albo profilu rozliczeniowego; przy Microsoft Online Subscription Agreement wymagany jest co najmniej administrator rozliczeń.

Przed anulowaniem subskrypcji Microsoft użytkownicy powinni zapisać swoje dane. Jeśli do usługi dodano własną domenę, trzeba ją usunąć przed anulowaniem. W bezpłatnej wersji próbnej wyłączenie rozliczeń cyklicznych zatrzymuje przyszłe opłaty; bez tego wyłączenia po zakończeniu miesięcznej próby naliczana jest właściwa opłata.

Microsoft 365: warunki anulowania według umowy

Zapisz warunki decyzji

W krótkiej karcie decyzji zbierz wybrany zakres, potwierdzone koszty, założenia o przyszłym użyciu, prace po stronie firmy i otwarte pytania. Przed podpisaniem uzyskaj potwierdzenie warunków, od których zależy wybór, i zachowaj właściwą wersję oferty oraz dokumentów umownych. Po uruchomieniu porównuj liczbę płatnych kont i zużycie z przyjętymi założeniami.

Karta decyzji przed podpisaniem umowy