Projekty i współpraca
Część cyklu: Narzędzia współpracy zespołowej
Testowanie wyszukiwania i historii wersji
Jak sprawdzić, czy zespół odnajdzie ustalenie i odzyska wcześniejszą treść? Przygotuj próbne rozmowy, pliki i konta z różnymi uprawnieniami.
Sprawdź oddzielnie, czy pracownik znajdzie ustalenie z rozmowy i czy odzyska treść sprzed błędnej edycji. Przygotuj próbne wiadomości i pliki, zapisz oczekiwane wyniki, a następnie testuj na kontach z uprawnieniami docelowych użytkowników. Pole wyszukiwania i przycisk historii wersji same nie gwarantują użytecznego wyniku.
Przygotuj sprawę z odpowiedzią znaną wcześniej
Utwórz fikcyjną rozmowę o terminie, roboczy dokument, późniejszą decyzję i jedną kontrolowaną poprawkę. Zapisz, która wiadomość zawiera ostateczne ustalenie, gdzie leży aktualny plik oraz jak brzmiał zmieniony fragment. Dodaj konto osoby uprawnionej do wyniku i konto, które nie powinno widzieć części materiałów.
Zadaj pytania, których nie da się rozwiązać samą dokładną nazwą pliku: „Jaki termin ostatecznie uzgodniono?” i „Jak brzmiał fragment przed poprawką?”. Zanotuj zapytanie, konto, znalezione trafienie i miejsce, w którym użytkownik odczytał wynik.
Kroki testowania wyszukiwania i historii wersji
- Utwórz fikcyjną rozmowę o terminie
- Stwórz roboczy dokument z kontrolowaną poprawką
- Zapisz, gdzie znajduje się ostateczne ustalenie
- Zdefiniuj kontauprawnione i nieuprawnione
- Zadaj pytania wymagające kontekstu (nie tylko nazwy pliku)
Szukaj we właściwym rodzaju treści
W Teams pliki i linki udostępnione w czacie lub kanale są widoczne w karcie „Udostępnione”; w kanale można też szukać w jego bibliotece SharePoint. Sprawdź oddzielnie, czy decyzja zapisana w wiadomości jest dostępna dla użytkownika, który powinien z niej korzystać.
Sprawdź na koncie docelowego użytkownika, czy może odnaleźć potrzebną wiadomość w Google Chat. Osobno sprawdź wyszukiwanie plików na Dysku Google.
W Slacku sprawdź, czy użytkownik znajdzie potrzebną wiadomość lub plik.
Porównanie funkcji wyszukiwania i odzyskiwania wersji w narzędziach
- Microsoft Teams
- wyszukiwanie wiadomości
- Google Chat
- dostęp do wiadomości
- Slack
- wyszukiwanie w czacie i plikach
- SharePoint
- odzyskiwanie wersji plików
- Google Drive
- historia wersji plików
Odzyskaj wcześniejszą treść
Wprowadź zmianę w pliku próbnym i spróbuj odzyskać poprzednie brzmienie. SharePoint pozwala przywrócić wcześniejszą wersję, jeśli biblioteka śledzi wersje; przywrócenie tworzy nową wersję bieżącą i nie usuwa wybranej starszej wersji. Sprawdź dostępność polecenia na właściwym koncie.
Sprawdź, czy użytkownik może wyświetlić wcześniejsze wersje pliku w używanych edytorach online.
Próba / Wynik do zapisania
- Odnalezienie decyzji
- Konto, zapytanie, trafienie i miejsce zapisu ustalenia.
- Odnalezienie aktualnego pliku
- Ścieżka, wersja i zakres dostępu.
- Odzyskanie treści
- Wersja przed zmianą, sposób przywrócenia i wersja po nim.
- Oczekiwana odmowa
- Materiał, którego nie zobaczyła osoba bez uprawnień.
Jeśli uprawniona osoba nie znajduje wyniku albo wcześniejszej treści, zapisz, czy przeszkodą jest miejsce przechowywania, rodzaj materiału, plan, ustawienie lub dostęp. Po poprawce powtórz to samo zadanie.
Proces odzyskiwania wcześniejszej treści
- Wprowadź zmianę w pliku próbnym
- Spróbuj przywrócić wcześniejszą wersję (SharePoint)
- Sprawdź dostęp do historycznych wersji w edytorach online
- Zanotuj wynik działania
Statystyki testów dostępu i znalezienia treści
- Liczba trafień w wyszukiwaniu decyzji
- Dostępność aktualnego pliku
- Powodzenie przywracania wersji
- Odmowa dostępu (poprawny przypadek)
